Hoy en día todas las empresas han vivido o están inmersas en un proceso de digitalización y adaptación a las nuevas tecnologías. La pandemia de Covid-19 ha acelerado este proceso y muchas compañías tradicionales han tenido que adaptarse a mucha velocidad.
Cuando eres profesional, decides dar el salto y buscar un software para gestionar tu empresa, aparecen múltiples alternativas. Hoy vamos a ver qué es un EPR y cuáles son sus ventajas.
¿A qué llamamos ERP?
ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning, lo que se conoce en español como planificación de recursos empresariales. Cuando hablamos de EPR, por normal general nos referimos a un software utilizado para planificar los recursos empresariales.
La planificación de recursos empresariales (ERP) es un proceso utilizado por las empresas para gestionar e integrar todas sus áreas de actividad. Este tipo de software ayuda a implementar la planificación de recursos integrando todos los procesos necesarios para dirigir sus empresas con un único programa o sistema de gestión.
Para hacernos una idea, un ERP en lugar de utilizar diferentes programas y aplicaciones (por ejemplo para las nóminas, para llevar la contabilidad, para la gestión de los horarios de entrada y salida de los trabajadores), aglutina todas las funcionalidades que ofrecen todas las aplicaciones o programas por separado.
El objetivo de un ERP es simplificar procesos y ayudar a las empresas a tener bien controlados los datos que permiten tomar decisiones estratégicas. Generan una visión de 360º evitando cualquier pérdida de información o carencia táctica que pueda lastrar las diferentes áreas de la empresa
Un sistema de software ERP también puede integrar muchísimas áreas de una empresa, desde la planificación, el inventario de compras, las ventas, el marketing, las finanzas y los recursos humanos, y relaciones logísticas entre otros.
La pregunta que se plantea cualquier negocio es ¿necesito un ERP? ¿qué le puede aportar a una compañía como la mía? ¿es mejor que mi sistema actual?
Para resolver todas estas dudas, vamos a ver cuáles son las ventajas y las desventajas de los ERP.
¿Cuáles son los beneficios que puede aportar un ERP?
Seguramente te estés planteando si merece la pena invertir en un ERP. Tal vez pienses que no lo necesitas, o que son soluciones no aptas para pymes o micropymes. Nada más lejos de la realidad. Vamos a ver las diferentes ventajas que harán que te decidas a integrar un ERP en tu empresa.
✅ Ahorro de costes.
Es la ventaja más simple. En lugar de pagar por diferentes aplicaciones o programas, únicamente se invierte en una de ellas que abarque las funcionalidades del resto. Aunque un EPR es por normal general más caro que la típica aplicación de facturación, si sumamos el coste de 3-4 apps de este estilo, el ahorro en económico para la empresa es notable.
✅ Facilidad de uso.
Al concentrarse todas las funcionalidades en un único sitio, es mucho más sencillo utilizar un ERP. Aunque la curva de aprendizaje sea mayor, no hay que aprender a utilizar diferentes aplicaciones que dependen de terceros para comunicarse entre sí.
Esto es especialmente relevante cuando en lugar de esperar a que todas las aplicaciones se actualicen, (por ejemplo tras un cambio normativo), únicamente se depende de una sola actualización.
✅ Una única fuente de información.
Los ERP permiten a las empresas acceder rápidamente a la información necesaria para los clientes, los proveedores y los socios comerciales, lo que contribuye a mejorar la satisfacción de los clientes y los empleados, en definitiva, sirven para poner orden y acelerar los índices de respuesta y la velocidad a la que se procesa la información. Los costes asociados suelen disminuir a medida que la empresa opera de forma más eficiente.
✅ Sin tamaño mínimo y escalable.
Suelen ser asequibles independientemente del tamaño de la empresa. Ofrecen diferentes planes para ir ajustándose a la velocidad y ritmo de crecimiento de la empresa, lo que hace que empresas pequeñas puedan acceder a un sistemas de EPR sin hacer un gran desembolso inicial.
Además, gran parte de los EPR funcionan a través de módulos, es decir, que una empresa puede ir incorporando nuevos módulos a medida que vaya creciendo, haciendo que solo pague por aquellas funcionalidades que necesite.
✅ Automatización de tareas.
Cualquier ERP permite automatizar tareas creando tareas recurrentes, desde la creación de seguimientos o las comunicaciones con clientes y proveedores, haciendo que se ahorre tiempo y se reduzcan las posibilidades de errores. Hacen la vida mucho más fácil, tanto a los trabajadores como a la propia empresa
✅ Información en tiempo real y reporting.
Disponer de información en tiempo real que permita conocer la situación de la empresa en todas sus áreas de actividad, permite tomar decisiones de manera rápida y certera. Además cualquier ERP hará que el reporting sea mucho más fácil y preciso al extraerse información de una única fuente de datos.
¿Cuál es el mayor punto negativo de un ERP?
El mayor problema que puede aportar un ERP es que una vez adquirido, no se implemente al 100% y se siga utilizando la metodología anterior.
Es común que aunque se disponga de un sistema de planificación de recursos empresariales, existan procesos e incluso empleados que todavía sigan utilizando métodos tradicionales (por ejemplo llevar la contabilidad en el programa antiguo por la reticencia al cambio). Esto genera que no se aproveche al 100% todas las funcionalidades y ventajas que un ERP puede aportar, incluso puede originar sobrecostes para la empresa.
Otro punto que hay que tener en cuenta es que un ERP necesita formación, para que los empleados se adapten al nuevo cambio y puedan sacar el máximo partido. De nada sirve comprar.
Conclusiones sobre los ERP
Cómo habrás podido leer, un ERP tiene mucho que aportar a una empresa. Son una forma idónea para empezar un proceso de digitalización para una empresa de cualquier tamaño, sin suponer una carga económica, al poder adaptar sus planes a las necesidades de la empresa.
