Hot desking. Significado y características

Te contamos al detalle qué es es hot desking, en qué consiste y cuáles son sus beneficios y riesgos para las empresas

✅ ¿Qué te vamos a contar?

Desde hace mucho tiempo, diversos países se han visto afectados por el bajo índice de flexibilidad laboral, lo que ha hecho que muchas empresas hayan tenido que buscar una solución. Con la llegada del coronavirus, ha sido obligatorio adaptar la forma en la que se trabaja en una oficina.

Para arreglar esto se ha creado una medida conocida como Hot desking, la cual ya existía anteriormente, pero ha empezado a ser mucho más popular. Hoy vamos a hablar sobre ella, contando sus características y las ventajas y desventajas de la misma.

Definición de hot desking

No hay que confundir el hot desking con el teletrabajo. Cuando hablamos sobre el hot desking hacemos referencia a un espacio o una oficina compartida por diferentes personas. La misma, es mayormente utilizada por los trabajadores autónomos, aquellos que son freelance, o las personas que no necesitan de una oficina fija ya que su trabajo los lleva a estar en movimiento constante. 

qué es el hot desking
El hot desking supone un gran cambio en cómo se concibe el concepto tradicional de oficina. Se apuesta por espacios de trabajo sin dueño fijo.

Debido a la pandemia, el hot desking ha pasado a ser una opción vital para mantener aforos máximos y distancia de seguridad en muchas oficinas

El nombre de hot desking proviene de la palabra “hot ranking”, la misma es utilizada por los marines cuando comparten literas por determinados turnos. Cuando uno de ellos se encuentra trabajando, otro aprovecha para descansar durante ese tiempo, cuando el primero regresa, entonces es el momento de hacer el relevo.

Características del hot desking

Esta práctica se realiza cuando el espacio de trabajo está equipado con varios escritorios, de esta forma, los trabajadores podrán llegar con sus ordenadores y documentos para trabajar por el tiempo que les corresponde. 

En algunos casos, existen archivadores con rueda o archivadores estáticos en los cuales los trabajadores pueden guardar sus documentos, de esta forma, no tienen la necesidad de cargar con ellos, y si vuelven al día siguiente, podrán tenerlos a la mano. 

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Las mesas dispuestas en el local son utilizadas por varios trabajadores a la vez, estos, pueden tener profesiones completamente diferentes entre sí o trabajar en áreas distintas. 

ejemplo de oficina con hot desking
El hot desking se ha revelado como una gran alternativa a las restricciones originadas por la pandemia de COVID-19, disminuyendo el número de trabajadores que acuden a una oficina.

Se podría considerar a esto estar en una biblioteca-oficina. El trabajador que llega, puede tomar una mesa vacía y ocuparla por el tiempo que requiera, una vez que culmina, toma sus cosas, se retira y la mesa puede ser utilizada por otra persona.

Ventajas y desventajas del hot desking

Quizás conociendo lo anterior aún no estás seguro si esta modalidad de trabajo es ideal para ti o tu empresa. Por ello, te traemos las ventajas y desventajas que existen con el hot desking para que así puedas conocer más sobre ello y estar más seguro de a lo que te puedes enfrentar. 

Ventajas

Siempre es bueno conocer cuáles son los beneficios que podemos obtener cuando vamos a hacer algo nuevo. Por ello, hoy te mostraremos las ventajas más importantes de esta modalidad de trabajo que seguramente hará que quieras comenzar a trabajar de esta manera: 

  • Ahorro en costes: al ser un espacio dividido entre varias personas, todos los costes que se realicen para el local o los implementos utilizados dentro de la oficina, serán compartidos entre todos los trabajadores que realicen su actividad en esa oficina. Esta es una de las principales ventajas de esta modalidad. 
  • Favorece las relaciones sociales y colaboraciones: gracias a su carácter rotativo, cada día tienes la ventaja de poder conocer a personas nuevas, esto ayuda a las interacciones sociales e incluso ayuda en el crecimiento de los negocios. Esta ventaja es muy útil en situación actual en la que mucha gente de ha incorporado al mercado laboral en remoto debido a la pandemia.

Además, podrás conocer diferentes áreas y profesiones, así como aprender cómo se trabaja en las mismas. Incluso, puedes ayudar a alguna persona que no tenga idea de cómo hacer algo que tú sí domines. 

  • Diversidad ambiental: tendrás la posibilidad de elegir en qué escritorio te quieres sentar, en ocasiones, el ambiente o lugar predispuesto puede que te haga sentir más inspirado o alegre. Es habitual que en una ofician existan diferentes áreas o departamentos con este sistema de hot desking.
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Esto también sirve cuando quieres estar en una zona más silenciosa o tranquila, a veces se crean espacios especiales para ello o hay zonas más alejadas de donde se encuentran los demás trabajadores. 

  • Mejor organización: debido a que deberás recoger las cosas que uses de forma diaria, los escritorios siempre se encuentran ordenados. Esto es una clara ventaja en el rendimiento laboral y la concentración de los empleados. 

Aunque esto nos dice que no puedes personalizar tu zona de trabajo, sí te ayudará a mantener una mejor concentración en la actividad que estés realizando.

Desventajas

Así como ocurre con todo, no siempre todo es perfecto, siempre existen ciertas desventajas en hacer algo diferente a lo que estamos acostumbrados. 

El hot desking, aunque ha ganado popularidad, también tiene a muchos anti fans, pues muchas personas creen que esto le está dando la ventaja a las empresas y oficinas a no tener que proporcionarle espacios adecuados a sus trabajadores. 

Otras personas creen que trabajar en un espacio junto a otras personas más que quizás ni siquiera son de tu misma área o carrera, ocasiona que todo sea un caos ya que nada será sistemático y estarás por tu cuenta. 

Algunas de las desventajas más marcadas y que sí son bien conocidas son: 

  • Ambiente laboral más frío: Si bien es bastante ventajoso el tener un lugar de trabajo en donde realizas tus deberes y te vas apenas termines, sin un horario que cumplir, existe la desventaja en que no tienes algo propio ni constante, es decir, cada día deberás buscar dónde sentarte y sin saber quién será tu compañero o compañeros, dependiendo de cada caso. No podrás personalizar tu sitio y hacerlo más acogedor o tener siempre predispuesto todos los utensilios que te sean necesarios usar. 
  • Pérdida de motivación: esto tiene que ver mucho con lo anterior mencionado, pues muchas personas, al no tener un vínculo emocional con su lugar y zona de trabajo, tienden a sentir desmotivación y su creatividad se ve afectada por ello. 
desventajas del hot desking
Una de las desventajas del hot desking, es que se pueden reducir las relaciones interpersonales y hacer que el trabajador se sienta más solo y con un menor sentido de pertenencia

Esto no es algo que siempre ocurra, o por la que todas las personas se vean afectadas. Por lo que, el hot desking no es ideal para aquellos que le gusta tener un lugar propio, personalizado y con todas sus cosas al alcance. 

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Si bien existen ciertas ventajas y desventajas de esta modalidad de trabajo, debemos admitir que para muchos es ideal, especialmente para aquellos trabajadores que siempre están en movimiento y solamente requieren de un espacio para hacer sus cosas y por un corto período de tiempo, pues estas personas no estarán pensando en la comodidad o personalización ya que no estarán allí demasiado tiempo. 

➡️ Opinión personal sobre el hot desking

Tras más de un año con esta modalidad de trabajo, mi experiencia personal es muy positiva. Todos los empelados rotan cada día de sitio independientemente de su cargo, lo que hace que puedas acabar sentado al lado del CEO o del dueño de la empresa, o gente de otros departamentos a los que no conoces.

Al final, es en las pausas para el café donde aprendes cosas nuevas sobre tus compañeros y se forja ese espíritu de equipo tan necesario. Además, se evita el lío de pelear por el mejor sitio de la oficina, las pantallas más modernas o la silla más cómoda.

Y tu ¿qué opinas sobre el hot desking?