Software de recursos humanos ¿qué son y cual escoger?

Todo lo que tienes que saber sobre el software de recursos humanos. Qué es, por qué se utiliza y cuáles son sus principales características

✅ ¿Qué te vamos a contar?

Vamos a hablar sobre las diferentes opciones que tenemos a la hora de gestionar una empresa utilizando software de recursos humanos. Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo es obligatorio que se lleve un registro de la jornada laboral de los trabajadores y sus vacaciones.

Por esto, entre otros muchos motivos, las empresas necesitan este tipo de software para gestionar los RRHH. Si eres de los que lo gestionaban en un excel, sigue leyendo y te contamos nuestra experiencia.

➡️¿Qué es un software de gestión de recursos humanos?

 Vamos a ver una definición muy académica de lo que es.

Un software de recursos humanos está diseñado para ayudar a las personas que trabajan en una empresa a  rendir al máximo. Lo utilizan empresas de todos los tamaños para aumentar la productividad y la satisfacción general de los empleados.

software recursos humanos
Un software de recursos humanos eficaz integrará la contratación, la incorporación, la gestión del personal, la programación y la gestión del tiempo, las soluciones de nóminas y la gestión estratégica del capital humano. 

El software de recursos humanos se denomina a veces sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS), gestión del capital humano (HCM) y sistemas de información de recursos humanos (HRIS). Aunque cada término suena diferente, todos se refieren al sistema que una empresa utiliza para gestionar eficazmente a sus empleados.

➡️¿Por qué utilizamos software de RRHH?

Porque ya no vale un excel. Por ley tenemos que tener todo controlado, y por que permite automatizar y ahorrar un montón de tiempo.

 El software de recursos humanos puede incluir un sinfín de funciones, desde la contratación, la incorporación y la nómina hasta la gestión del tiempo, el rendimiento y la retención. 

Hoy en día, el software basado en la nube es más frecuente -y a menudo preferido- principalmente por sus características avanzadas y su accesibilidad. 

Llevando la tecnología un paso más allá, el software en la nube puede ser compatible con los dispositivos móviles, lo que significa que los empleados pueden acceder a información importante no solo desde sus ordenadores de sobremesa, sino desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de sus ordenadores portátiles, teléfonos inteligentes y tabletas.

➡️¿Cuáles son las características principales de este tipo de software?

Al utilizar un software de gestión de RRHH,podemos automatizar infinidad de tareas. Esto reduce las tareas administrativas. La automatización del proceso de contratación también reduce el tiempo que tardan los nuevos empleados en alcanzar su plena productividad.

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La otra funcionalidad básica de un software de gestión de recursos humanos especializado es la de optimizar el tiempo y gestionar las nóminas. Esta función ayuda a controlar los costes de mano de obra y a reducir los errores. Estas herramientas también incluyen funciones de gestión del capital humano.

Esto puede incluir la contratación, la gestión de las nóminas y el control del rendimiento. El software incluye informes, análisis de rendimiento, perspectivas de desarrollo y resultados de los empleados. Ten en cuenta que existen varios tipos de herramientas, incluido el software de gestión de recursos humanos dedicado a las PYMES

Todos los software de recursos humanos tienen unas funcionalidades similares que pueden ir cambiando en función de la contratación de nuevos módulos o el upgrade de planes de pago. Son típicamente como un saas

Independientemente del coste o del tipo de empresas, un software de este tipo tiene que tener las siguientes funcionalidades

  • Gestión de permisos (vacaciones)
  • Gestión de las ausencias (enfermedad etc…).
  • Gestión del tiempo de trabajo y de las horas extraordinarias.
  • Expediente de personal.
  • Gestión de nóminas.
  • Contratación.
  • Gestión de la formación.
  •  Gestión de Incorporación/desincorporación.
  • Gestión del talento.
  • Cuadros de mando de RRHH.
  • Creación de informes de rendimiento.

➡️Software de recursos humanos que hemos utilizado (España)

Una vez que hemos visto qué son, cuáles son sus características, vamos a ver algunos de los programas de gestión de recursos humanos que hemos utilizado. Algunos también tienen otras funcionalidades, pero como mínimo cumplían con la obligación de fichar y de gestionar vacaciones y ausencias.

Factorial

Uno de los más utilizados. Es una empresa española que ofrece una solución de recursos humanos (RH) basada en la nube que se dirige a las pequeñas empresas de diversos sectores. 

Entre sus principales características se encuentran un gestor de tiempo libre, un generador de organigramas, un gestor de documentos y mucho más. 

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En este vídeo podéis ver como de sencilla es su interfaz 👇

Factorial ayuda a los departamentos de RRHH a gestionar las vacaciones, las ausencias y las bajas por enfermedad de sus empleados. Los usuarios pueden aceptar o rechazar las solicitudes de los empleados directamente desde la solución.

 Los usuarios también pueden controlar la compensación de los empleados y ofrecer planes de compensación a medida para los diferentes empleados. El portal del empleado de Factorial permite a los empleados acceder a sus cuentas personales para solicitar vacaciones, notificar a sus empleadores las bajas por enfermedad y comprobar sus nóminas. 

Es probablemente el software de recursos humanos más fácil de utilizar para el empleado.

Bizneo HR

Bizneo HR es una solución basada en la nube que ayuda a las empresas de todos los tamaños a agilizar los procesos relacionados con la gestión de documentos, el seguimiento de la asistencia, la contratación, las evaluaciones y mucho más. 

El portal del empleado permite a los usuarios actualizar la información personal, solicitar tiempo libre, justificar permisos y hacer un seguimiento de los objetivos de aprendizaje.

En la siguiente presentación puedes ver sus principales funcionalidades, ya que lamentablemente no tienen tutoriales en español

Bizeno HR permite a las empresas controlar las horas de trabajo diarias, las vacaciones y los permisos de toda la organización. El módulo de gestión de documentos permite a los usuarios crear carpetas, cargar archivos, buscar documentación de los empleados y configurar los derechos de acceso, manteniendo el cumplimiento de las directrices del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Además, los administradores pueden establecer una jerarquía organizativa y proporcionar una vista tabular de toda la red, mejorando la estructura general y la distribución de la carga de trabajo.

bizneo software recursos humanos
Ejemplo de la interfaz de Bizneo

La funcionalidad de encuestas de Bizneo HR permite a los gerentes y líderes obtener visibilidad sobre la capacitación de los empleados, la satisfacción laboral y las necesidades de aprendizaje, entre otros procesos. Los precios están disponibles bajo petición y el soporte se extiende a través de preguntas frecuentes, chat en vivo, correo electrónico y teléfono.

recursos humanos gestión en la nube
Aquí puedes ver cómo es por dentro la parte de encuestas

Endalia HR

Aquí tenemos otro ejemplo de software de recursos humanos. Endalia, al igual que otros muchos, ofrece diferentes módulos que se adaptan a todo tipo de clientes. Desde una pyme hasta una gran empresa.

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Lo que le diferencia de otros productos similares, es que además de ofrecer la alternativa en la nube, también tiene una versión de escritorio llamada Endalia Desktop.

Permite gestionar el control horario, nóminas, vacaciones, seguimiento de la firma de documentos y todas las soluciones que necesitas.

Aquí puedes ver un resumen de sus principales funcionalidades.

Workday

Workday HCM es una solución de gestión de recursos humanos basada en la nube que ayuda a las empresas globales de todos los tamaños en una variedad de verticales de la industria con la planificación, el análisis y la ejecución de la fuerza de trabajo. Workday ofrece al usuario y a las herramientas administrativas en materia de finanzas, RRHH, planificación, talento, nóminas, análisis, estudiantes y mucho más desde un único sistema.

La gestión del capital humano de Workday incluye la gestión de los recursos humanos, la planificación de la plantilla, la contratación, la gestión del talento, la compensación y los beneficios, la nómina, el tiempo y la asistencia, el aprendizaje y mucho más. 

Consulta en el siguiente vídeo un tutorial básico para entender cómo funciona

Workday también ofrece un módulo para instituciones educativas que incluye la contratación y las admisiones, la gestión de los planes de estudio, los registros, el asesoramiento y el seguimiento de las ayudas financieras.

El precio es mensual. La asistencia se ofrece por correo electrónico y a través de un servicio de ayuda en línea.