Cada empresa tiene una manera segura de almacenar sus documentos confidenciales. Mientras que algunas empresas optan por la tecnología almacenando sus documentos digitalmente, otras prefieren utilizar archivos en papel. Lo más habitual, es que ambos métodos coexistan.
Sin embargo, en lo que se refiere a la destrucción de datos, el método de almacenamiento de los datos es de poca importancia. Lo que más importa es cómo se pueden destruir los datos de forma segura, sin riesgos de filtración de información.
Para las empresas que almacenan sus documentos en archivos de papel, la respuesta es evidente: tiene que existir una destrucción física de documentos.
¿Por qué es necesario destruir ciertos documentos?
Existen varios motivos para llevar a cabo la destrucción de documentos.
1- Protección de la privacidad: Los documentos confidenciales pueden contener información personal o financiera sensible que no debe caer en manos equivocadas. La destrucción segura garantiza que esta información no sea expuesta.
2- Evitar fraudes: La destrucción segura de documentos evita que personas ajenas a la empresa utilicen la información de manera ilegal o fraudulenta.
3- Cumplimiento de la ley: Muchos países tienen leyes específicas que regulan cómo deben tratarse y destruirse los documentos confidenciales. El incumplimiento de estas leyes puede acarrear sanciones legales y dañar la reputación de la empresa.
4- Ahorro de espacio: La destrucción segura de documentos obsoletos o innecesarios puede ayudar a la empresa a ahorrar espacio en su almacenamiento y a reducir costos de almacenamiento.
5- Prevenir el robo de información: Los documentos que contienen información valiosa pueden ser objeto de robo por parte de personas o grupos que buscan obtener ventaja económica o competitiva. La destrucción segura de estos documentos puede ayudar a evitar este tipo de robo de información.
6- Proteger la propiedad intelectual: Los documentos que contienen información confidencial sobre productos, procesos o estrategias de negocio pueden ser considerados como propiedad intelectual de la empresa. La destrucción segura de estos documentos puede ayudar a proteger esta propiedad intelectual y a evitar su filtración a terceros.
7- Evitar el acceso no autorizado: Los documentos confidenciales pueden contener información sensible que solo debe ser accesible a ciertas personas autorizadas. La destrucción segura de estos documentos puede ayudar a evitar el acceso no autorizado a esta información.
8- Evitar el espionaje empresarial: La destrucción segura de documentos puede ayudar a evitar que empresas competidoras obtengan información confidencial sobre la empresa y utilicen esa información en su beneficio.
¿Cómo se destruyen los documentos en papel?
La destrucción de papel es el método utilizado para deshacerse de los documentos. Se puede destruir de las siguientes maneras
- Corte con tijeras: Se corta cada hoja de papel en pequeños trozos con tijeras. Este método es eficaz, pero puede ser tedioso y requerir mucho tiempo si se tienen muchos documentos.
- Shredding mecánico: Se utiliza una máquina especial llamada trituradora o shredder para cortar los documentos en pequeños pedazos. Hay diferentes tamaños y tipos de shredders disponibles, dependiendo del volumen y la sensibilidad de la información que se quiera destruir.
- Quema: Los documentos se queman en un lugar seguro y controlado. Este método es eficaz, pero requiere una gran cantidad de tiempo y esfuerzo y puede ser peligroso si no se lleva a cabo de manera adecuada.
- Destrucción en el hogar: Existen máquinas especiales disponibles en el mercado para destruir documentos en casa. Estas máquinas suelen utilizar cintas de corte o laminación para destruir la información.
- Servicios de destrucción segura: Muchas empresas ofrecen servicios de destrucción segura de documentos, en los que se recogen los documentos de la empresa y se destruyen de manera segura en una instalación especializada. Esta opción es conveniente y segura y es la única que te permite hacerlo de manera profesional. Si quieres evitar dolores de cabeza, utiliza una empresa de destrucción de documentos.
En resumen, la destrucción segura de documentos es importante para prevenir el robo de información, proteger la propiedad intelectual, evitar el acceso no autorizado y prevenir el espionaje empresarial.
Si quieres destruir una carta del banco, puedes utilizar cualquier método casero, pero si manejas información sensible y no quieres problemas, busca una empresa profesional y con experiencia.
