Hoy vamos a hablar de un término poco conocido para el común de los mortales, pero muy habitual en el mundo empresarial.
Explicaremos que es un RFQ también conocido como Request For Quote y por qué se utiliza este documento.
¿Qué es un RFQ o Request For Quote?
Una solicitud de presupuesto, o RFQ, es un documento que las empresas utilizan para recabar información sobre los bienes o servicios del posible proveedor. Antes de la adquisición de estos bienes o servicios, este documento explica que la empresa desea comprar un determinado tipo y cantidad de bienes o servicios a un proveedor.
La petición de oferta detallará las especificaciones y las cantidades de esos bienes o servicios.
Imaginemos que por ejemplo, nuestra empresa va a necesitar 200 sillas ergonómicas, 200 monitores 2k y 100 soportes para monitores duales. Como es una cantidad de bienes importante y con un coste elevado, la empresa quiere ser ágil y poder pedir presupuesto de manera rápida a diferentes proveedores, para poder comparar.
La empresa enviará la petición de oferta a las empresas específicas con las que esté interesada en trabajar. En respuesta, los posibles proveedores enviarán presupuestos y estimaciones de precios a la empresa que ha emitido la petición de oferta.
A partir de estas respuestas, la empresa puede elegir qué proveedor puede proporcionar los mejores productos a los mejores precios. Normalmente, una empresa recurre a una petición de oferta si tiene que hacer una compra a gran escala de bienes o servicios.
RFQ también puede significar «Request for Qualifications«. Las empresas utilizan este documento para solicitar las cualificaciones de los proveedores y contratistas con el fin de reducir las opciones para la licitación de un proyecto.
Por ejemplo, siguiendo con el ejemplo anterior, la empresa podría enviar un RFQ a las empresas, pidiendo que demuestren su experiencia en la venta e instalación de las sillas, soportes y monitores, para garantizar que el proveedor elegido sea profesional y competente.
Muchas veces se utiliza el RFQ cuando además de la venta de productos o servicios, hay implicado un mantenimiento.
¿Qué debería incluir un RFQ?
Cuanto más completo sea un RFQ mucho mejor, ya que el que lo tiene que rellenar es el proveedor, por lo que a la empresa que emite el FRQ le conviene ser lo más preciso posible en cuanto a las características de los productos y servicios que busca, así como otros aspectos relacionados, como puede ser la forma de pago, las responsabilidades sobre el producto, etc…
Un RFQ en condiciones debería contener al menos la siguiente información:
- Piezas o productos específicos, con descripciones detalladas. En el caso de servicios, descripción de los mismos y su alcance.
- Requisitos de entrega. Tiempo y forma de entrega en el caso de productos y duración en el caso de servicios.
- Cantidad de productos u horas estimadas de los servicios
- Condiciones de pago o calendario de pagos.
- Criterios de selección.
- Calendario y proceso de revisión de la petición de oferta.
- Términos y condiciones para la firma del contrato
- Requisitos de presentación para que el RFQ pueda ser valorado.
¿Qué ocurre una vez se ha enviado un Request for Quote?
Una vez la empresa que ha emitido el RFQ, hay un plazo que debe estar estipulado en el mismo para que pueda valorar las distintas opciones y presupuestos.
Es muy común que exista una cláusula adicional que permita a la empresa presentar preguntas a algunos de los proveedores con el objetivo de responder dudas o ampliar más información sobre alguno de los puntos de la propuesta.
En el caso de ser un proveedor, si has completado el RFQ correctamente y este está bien planteado, sabrás sobre que fecha te comunicarán si tu empresa ha sido seleccionada o no.
Por normal general, cuando una empresa emite un RFQ, es que ya tiene decidido llevar a cabo una inversión, y dispone de los recursos. Esto hace que cumplimentar RFQ genere mucho más negocio que responder a solicitudes de presupuesto, donde puede haber mucho “curioso” que realmente solo busca conocer precios.
Dudas frecuentes sobre RFQ
Las mayores dudas que pueden surgir sobre un RFQ giran en torno a si es o no vinculante. La respuesta es que no, emitir o enviar un RFQ no genera ningún tipo de vinculación entre ambas partes, simplemente es una herramienta que facilita la solicitud de presupuestos.
Otra duda muy común, es preguntar sobre cuál es la mejor plantilla o programa para crear RFQ. Nuestro consejo, habiendo participado en diferentes RFQ tanto emitiendo, como respondiendo, es que no utilices ninguna plantilla, ya que solo tú sabes qué necesitas, cómo lo necesitas y bajo qué condiciones.
Si te estás preguntando cómo cumplimentar correctamente un RFQ, el mejor consejo es que seas lo más específico posible y aportes el mayor número de detalles. Ajústate a la petición de la empresa y no tengas reparos a la hora de preguntar y solicitar información adicional para completar el RFQ. Cuanto más completo, mucho mejor.
