En cualquier empresa que tenga clientes lo suficientemente grandes te vas a encontrar con la figura del director de proyectos, más conocida por su nombre en inglés, project manager.
¿Qué es un project manager?
Como su propio nombre indica, un project manager es un gestor de proyectos. Es una figura que surge para ser el responsable directo de un proyecto, la cara visible frente al cliente y la persona que planifique, coordine, motive y lidere al equipo.
Esta figura deberá tener conocimientos de todas las áreas relativas al proyecto, pero no tan a fondo como el equipo que gestione.
Para que te hagas una idea, un project manager de un proyecto de desarrollo web no tendrá que saber utilizar el último framework de programación, pero deberá conocer qué es un framework, cómo funciona y qué implicaciones tiene (costes del equipo, tiempos etc..).
Su figura nace para coordinar al equipo y evitar que inviertan su tiempo en planificar, gestionar u otras áreas responsabilidad de project manager.
Un director de proyecto es responsable de la adopción de decisiones, tanto grandes como pequeñas. El director de proyecto debe asegurarse de que controla el riesgo y reduce al mínimo la incertidumbre.
¿Cómo podemos definir el project management?
También entraría dentro de este contenido conocer qué es en sí el project management.
El project management es la ciencia de aplicar conocimientos, procesos, métodos y experiencias para lograr objetivos específicos de los proyectos, de acuerdo con los criterios de aceptación de los mismos, dentro de parámetros acordados.
La gestión de proyectos tiene resultados finales que están limitados a un plazo y un presupuesto finitos.
¿Cómo encaja esta figura en el organigrama de una empresa?
Un project manager al ser un rol de gestión suele estar por encima en el escalafón que un trabajador normal.
Un director de departamento tendrá a su cargo varios project managers que gestionarán uno o varios clientes, y a los equipos de trabajo involucrados en cara área
En este sencillo esquema podemos ver un ejemplo de la estructura en la que cada project manager tiene 3 proyectos y dirige dos equipos de trabajo.
Como has podido ver, el puesto de project manager conlleva un elevado responsabilidad, porque se puede gestionar más de un equipo de trabajo y más de un proyecto, con lo que las habilidad de liderazgo y capacidad de planificar se multiplican.
¿Cuáles son las funciones y responsabilidades de un project manager?
✅Planificación de roles y recursos.
La planificación es fundamental para cumplir los plazos de los proyectos, y muchos proyectos fracasan debido a una planificación deficiente. Ante todo, los buenos project managers definen el alcance del proyecto y determinan los recursos disponibles.
Es fundamental que sepan cómo establecer estimaciones de tiempo realistas y evaluar la capacidad del equipo
Es su responsabilidad crear un plan claro y conciso tanto para ejecutar el proyecto como para supervisar su progreso.
Los proyectos son naturalmente impredecibles, por lo que los buenos gestores de proyectos saben cómo hacer los ajustes necesarios a lo largo del camino antes de que el proyecto llegue a sus etapas finales.
✅Control de tiempos.
Los clientes suelen juzgar el éxito o el fracaso de un proyecto en función de si se ha entregado a tiempo. Por lo tanto, el cumplimiento de los plazos no es negociable. Los buenos directores de proyectos saben cómo establecer plazos realistas y cómo comunicarlos de forma consistente a sus equipos.
Sabrán también como gestionar los retrasos y priorizar acciones para que si no se va a cumplir con los tiempos establecidos, generar el menor impacto negativo para el cliente y para la empresa.
✅Organizar y motivar al equipo.
Un project manager competente debe facilitar el trabajo de su equipo desarrollando planes claros, directos y sobretodo alcanzables con el objetivo de estimular a sus equipos a alcanzar su máximo potencial.
Se tiene que preocupar por reducen la burocracia y dirigen a sus equipos por un camino claro hacia la meta final. No hay nada peor que un project manager con un sistema de gestión rígido y controlador que se dedique a elaborar ⛔planes atractivos para el cliente, pero inabarcables para su equipo⛔.
✅Planificación y gestión del presupuesto.
Los mejores project managers de proyectos saben cómo mantener un proyecto dentro de su presupuesto establecido. Incluso si un proyecto cumple con las expectativas de un cliente y se entrega a tiempo, seguirá siendo un fracaso si se excede ampliamente del presupuesto.
Dentro de las tareas habituales, se deberá revisar con frecuencia el presupuesto y planificar con antelación para evitar reducir la rentabilidad del proyecto o directamente perder dinero.
Un caso muy claro de mala práctica, es cuando se tienen que compensar un mal cálculo a la hora de definir el coste de proyecto con horas extra gratuitas de los trabajadores, horas que no se tienen en cuenta y que permiten “congelar” el coste mientras se sigue avanzando en el proyecto.
✅Perseguir la satisfacción del cliente.
Al final, un proyecto sólo es un éxito si el cliente está contento. Una de las responsabilidades clave de todo project manager es reducir al mínimo la incertidumbre, evitar cualquier sorpresa no deseada e involucrar a sus clientes en el proyecto tanto como sea razonablemente posible.
Los buenos directores de proyectos saben cómo mantener una comunicación eficaz y mantener a los clientes de la empresa al día.
Aquí lo hemos vivido en nuestras propias carnes. En una ocasión, en un proyecto de desarrollo web, el cliente estaba empeñado en tener un gran slider interactivo en la home.
Le comentamos que no era lo más apropiado y que eso aumentaría considerablemente el tiempo de carga de la web, ya que no eran solo imágenes o vídeo.
Al final, se hizo un desarrollo a medida bastante caro que no estaba presupuestado y se tardaron 3 semanas más en entregar el proyecto, el cual ya estaba listo.
La buena noticia es que nuestra project manager supo ver que para el cliente era importante a pesar de que a todo el equipo de IT nos parecía una pérdida de tiempo y dinero. El proyecto fué un éxito
✅Adaptarse, pivotar y volver a planificar.
Cuando se hace la reunión final del proceso de planificación de un proyecto, todo es de color de rosa y piensas que justo el día señalado, dentro de 8 meses todo habrá acabado felizmente y se habrán seguido todas las etapas del diagrama de gantt tan bonito que se utilizó para definir tiempos y tareas.
Sin embargo, el camino hacia la línea de meta nunca está exento de algunos baches en el camino.
Cuando las cosas no van de acuerdo con un plan, un project manager necesita monitorizar y analizar tanto los gastos como el desempeño del equipo y siempre tomar medidas correctivas de manera eficiente.
Cuanto más grande es el proyecto, más probable es que haya obstáculos y trampas que no formaban parte del plan inicial.
Los contratiempos son inevitables, pero los buenos directores de proyectos saben cómo, de forma meticulosa y casi intuitiva, identificar y evaluar los posibles riesgos antes de que el proyecto comience. Saben cómo evitar los riesgos o al menos minimizar su impacto.
✅Reportar de forma eficiente.
Si has llegado hasta aquí, verás que una parte muy importante de la gestión de proyectos es la comunicación.
En su día a día, un project manager tienen que estar constantemente dando la cara por su equipo, reportando ante cliente y ante sus superiores directos.
No es lo mismo cuando el cliente pregunta qué tal va el proyecto, a cuándo lo hace el jefe de departamento o el ceo de la empresa.
A la hora de informar de avances o de hacer un informe periódico, Los buenos directores de proyectos deberán presentar informes completos que documenten que se cumplieron todos los requisitos del proyecto, así como el historial de los proyectos, incluyendo lo que se hizo, quiénes participaron y qué se podría hacer mejor en el futuro.
Todo esto por duplicado, intentando que ambas partes estén satisfechas con el resultado del proyecto.
✅Gestión comercial.
Aunque no todo el mundo añadiría la gestión comercial como parte de las funciones de un project manager, hemos conocido project manager excelentes con gran visión comercial.
Al conocer a su equipo y saber hasta dónde llega su potencial, pueden ser los perfiles más adecuados para presentar el equipo a un cliente potencial y mostrarle todo el valor que pueden aportar a su proyecto.
También nos ha ocurrido que a veces, un project manager detecta nuevas necesidades en un cliente que iban surgiendo, y se encargada de ofrecerle proyectos paralelos que podrían aportar al proyecto principal.
Para que te hagas una idea, lanzando un ecommerce bastante grande, nuestra project detectó que los videotutoriales que se iban a implementar en el blog estaban totalmente desfasados (tenían más de 10 años), y que sería conveniente cambiarlos para adaptarlos a la nueva web y ser coherentes con la imagen que se quería transmitir.
El cliente valoró muy positivamente el recibir una propuesta ajustada a lo que necesitaba y que se le incluyese dentro del mismo plazo que el proyecto de web nueva.
¿Se te ocurre alguna función que no está en esta lista?
