¿Sabías que la gran mayorías de armas que hicieron tan mortíferas a las legiones romanas no era un diseño romano?. Los romanos fueron pioneros en observar a las diferentes tribus a las que combatían y fueron adoptando todo armamento y tácticas que eran superiores a las suyas.
Si, fueron visionarios en aplicar en benchmarking aunque no tenían ni idea de que era. En este post te vamos a explicar qué es el benchmarking y al igual que los romanos, te vamos a explicar como analizar y sacar provecho de las armas de tus enemigos (bueno, empresas competidoras,¿ pero suena mejor así no?).
¿Qué es el benchmarking?
Antes de explicar el concepto de benchmarking, tendremos que ver cuál es el el significado de esta palabra.
Benchmarking en una palabra inglesa que podemos traducir por punto de referencia, es decir, un punto de partida para calcular algo o realizar una mejora.
En términos marketinianos, conocemos el benchmarking como un análisis de nuestra empresa o negocio basándonos en ciertos puntos y comparándolos con nuestros competidores.
El fín último del benchmarking es detectar aquellas cosas que la competencia está haciendo bien con el objetivo de que sirvan como punto de partida para hacer una autoevaluación y encontrar puntos de mejora.
Es un proceso continuo que no se basa en copiar, sino entender cómo podrías aplicar mejoras para obtener un resultado similar o mejor.
Por ejemplo, la famosa espada romana gladius, la adoptaron al poco de ver cómo era de práctica y lo efectiva que era tras sus primeros enfrentamientos con mercenarios íberos que servían a los cartagineses. Sin esa capacidad de observar que les funciona a otros competidores, no hubieses desarrollado su modelo final.
Otros ejemplos de benchmarking en la historia.
Para que veas cómo de importante es este concepto, te vamos a poner un par de ejemplos más de acciones de benchmarking que se han dado a lo largo de la historia
➡️ Henry Ford y la producción en cadena: En 1912, Henry Ford vio a unos hombres cortar carne durante una visita a un matadero de Chicago. Los cadáveres estaban colgados en ganchos montados en un monorraíl. Después de que cada hombre realizaba su trabajo, empujaba el cadáver a la siguiente estación.
Henry ford supo ver qué ventajas tenía el ordenar las tareas y dividirlas en trabajamos más sencillos. Poco tiempo después sería el padre de lo que hoy conocemos como producción en cadena. Si quieres conocer algo se su historia en este post tenemos frases de Henry Ford y en este hablamos sobre su biografía.
➡️Toyota y el aprendizaje: A finales de los años 50 General Motors era el líder mundial en la industria del automóvil, y Toyota era sólo un pequeño proveedor del mercado automovilístico nacional japonés.
En ese momento, el fundador de Toyota envió a su hijo, Eliji Toyoda, a los Estados Unidos en una misión para estudiar los procesos y prácticas de fabricación estadounidenses. Durante su visita, Eliji Toyoda visitó General Motors, Chrysler, Ford y otras fábricas americanas.
Aplicó lo que había aprendido y mejoró los procesos, haciendo que 20 años más tarde Toyota fuese una de las marcas de coches más vendidas en EEUU y siendo estudiada por el resto de competidores como modelo a imitar.
¿En qué se diferencian el benchmarking y los KPIs?
Si hemos dicho que son un punto de partida, ¿podemos considerar el benchmarking como un conjunto de KPIs?
Estos puntos de referencia pueden ser la comparación de procesos, productos u operaciones, y las comparaciones pueden ser contra otras partes del negocio, empresas externas (como competidores) o las mejores prácticas de la industria.
Los ✅puntos de referencia se utilizan comúnmente para comparar la satisfacción del cliente, calidad del producto, estructura de costes ect..
Puedes hacer un benchmarking interno contra tu facturación del año pasado, o contra la de tu competencia (benchmarking externo).
Los ✅ indicadores clave de rendimiento (KPI), por otra parte, son herramientas de toma de decisiones y de supervisión, utilizadas para hacer un seguimiento del rendimiento en relación con los objetivos estratégicos. En otras palabras, los KPI trazan si una persona, un proyecto, un equipo o toda la empresa está en camino de alcanzar sus objetivos.
¿Se diferencia del análisis de competidores?
Aunque el benchmarking se puede entender como un análisis de la competencia, existen algunas diferencias que deben ser tenidas en cuenta:
| Benchmarking | Análisis de la competencia |
|---|---|
| Centrado en las mejores prácticas | Centrado en métricas de rendimiento cuantitativo |
| Busca la mejora continua y aumentar la eficiencia | Persigue corregir una desviación o alcanzar un resultado determinado |
| Se comparte la información con toda la empresa | Se protege la información sobre los competidores |
| Necesario para mantenerse en un entorno competitivo | Se enfoca como algo opcional que se debe tener aunque no se le saque partido |
| Adapta las conclusiones tras estudiar a la empresas líder, centrándose en ofrecer mayor valor para los clientes | Simplemente se limita a copiar a los competidores |
| Involucra a toda la empresa | Solo participa un grupo reducido de empleados |
¿Existen objetivos comunes de benchmarking?
Vivimos en un mundo extremadamente competitivo donde las empresas deben analizar constantemente cómo están en relación con los mejores del mercado. El objetivo puede ser mejorar en términos de :
✅Nivel de calidad: el valor generado por un producto, teniendo en cuenta su precio y los costes de su fabricación y venta.
✅Productividad: las empresas comparan lo que producen y lo que gastan para obtener esta cantidad, con el objetivo de comparar la eficiencia de los procesos.
Cada empresa tendrás sus propios objetivos según el nivel de implicación que tenga en todo el proceso. Se deberá tener en cuenta qué tipo de benchmarking se va a aplicar.
Tipos de benchmarking.
| Tipo de Benchmarking | Descripción |
|---|---|
| Interno | Es la fase previa al análisis externo que sirve como punto de partida para indentificar aquellas áreas que van a ser objeto de análisis y delimitar su alcance. Generalmente se da en empresas grandes. |
| Externo | Análisis y comparación de procesos, herramientas, métodos y productos con los de los competidores o estructuras similares en términos de volumen de negocios o sector de actividad. El análisis es puntual y puede llevarse a cabo con la colaboración de uno o más socios o competidores directos. |
| Funcional | Identificación y documentación de los procesos relacionados con el rendimiento mediante el análisis de las funciones de la empresa en relación con las de la competencia. |
| Organizacional | Mejora de los procesos y actividades que tienen un gran impacto en la organización. El objetivo es entonces identificar las deficiencias y otras disfunciones internas. |
| Procesos | Identificación de las claves del éxito de las organizaciones líderes y diagnóstico de las palancas de mejora para promover el aumento del rendimiento. |
| Genérico | Observación y comparación de las mejores prácticas organizativas para desarrollar y adquirir nuevas ideas. |
| Estratégico | Análisis y adaptación de las estrategias ganadoras de los socios para facilitar la toma de decisiones y la asignación de recursos. |
¿Qué beneficios puede aportar el invertir en benchmarking?
➡️ Entender mejor lo que hace que una compañía tenga éxito: El benchmarking puede proporcionar una mejor perspectiva de dónde estamos y a dónde queremos llegar. Si sabes que a tu competencia le va mejor, es una buena de descubrir a través de un proceso basado en análisis por qué. Déjate de corazonadas y suposiciones y averigualo para poder superarles.
➡️ Nuevas perspectivas: Comparar las medidas clave con los objetivos de la industria o incluso con los objetivos internos, puede ser un incentivo para impulsar la productividad y la innovación necesarias para mejorar. Este proceso suele plantear nuevos retos para las empresas y hacer que sigan apostando por la mejora continua.
➡️ Genera movimiento: Si tienes un informe detallado de aquellas áreas en las que podrías mejorar como empresa, ya tienes el primer paso dado para poder implementar cambios y mejoras cuanto antes.
➡️ Mejora la productividad: Las empresas que siguen los planes de acción de mejora propuestas en sus análisis de benchmarking, se verán beneficiadas de la puesta en marcha de las mismas. Si sabes dónde fallas, sabes dónde debes mejorar, lo que que cualquier mejora tenga un impacto positivo al actuar sobre áreas concretas.
➡️ Obtención de una ventaja estratégica: La evaluación comparativa ayuda a las empresas a centrarse en las capacidades críticas para crear una ventaja estratégica. Si empleas tu tiempo en analizar tu empresa y a sus competidores, no solo descubrirás que haces mal y qué hacen bien tus competidores.
Podrás encontrar áreas de mejora que no habías identificado, o e descubrir a tiempo planes estratégicos de los competidores.
➡️ Reducción de costes: Aunque una mejora de la eficiencia no siempre conlleva una reducción de costes automática, es una de las principales ventajas.
Imagina que aplicas unas mejoras en el proceso de producción que permiten reducir el coste energético un 6%…. pues eso que te ahorras 😂.
Etapas del benchmarking
Después de todo este análisis, por fin te vamos a contar qué etapas tiene cualquier proceso de benchmarking. No hay una guía o un proceso genérica, y lo recomendable es que cada compañía lo adapte a sus características y necesidades.
Seleccionar un área de investigación.
Cualquier grupo de interés relevantes debe participar en la decisión de los procesos que son fundamentales para el éxito de la empresa.
Más adelante, se debería establecer un orden de prioridad de los procesos en función de los parámetros más importantes para todas las partes interesadas. Después de establecer las prioridades, se seleccionan y definen las medidas que se desean recopilar.
Seleccionar competidores.
Tendrás que determinar si vas a comparar los procesos dentro de tu propia empresa, un competidor o una empresa fuera de su industria.
Va a ser necesario acotar debidamente el número de empresas a analizar, ya que es preferible analizar tres en profundidad que 10 superficialmente.
Cuantos más datos se puedan extraer, mayores probabilidad de éxito.
Gestión documental.
Será imprescindible elaborar un archivo donde se vayan recogiendo todos los datos, procesos realizados para que en un futuro quede establecida la metodología utilizada, de tal modo que se pueda reutilizar y mejorar para próximos análisis.
Recopilación y análisis de datos.
La parte más importante de la implantación del benchmarking. Deberás, recopilar, tratar y analizar datos tanto cuantitativos como cualitativos para poder extraer conclusiones con fundamento,
Compárate con los datos que has recogido.
Mira los datos que has recogido junto con las métricas que has obtenido de tu análisis de tus propios procesos.
A medida que analizas las comparaciones, pregúntate el por qué de las diferencias. Si tu competidores factura un 20% más con los mismos empleados… ¿es por qué son mejores? ¿se organizan mejor? ¿cobran más a sus clientes?
Crear un plan.
En función de lo que has observado, deberás elaborar un plan de mejora seleccionando aquellos descubrimientos más relevantes. Es preferible identificar 2 mejoras y hacerlas bien, que tener demasiadas propuestas poco concretas.
El plan debe quedar por escrito y plantear objetivos medibles, que sean realistas, y que tengan un impacto positivo en la empresa.
Implementa los cambios.
Si los nuevos procesos no funcionan como se esperaba, deberás identificar las áreas que necesitan ser ajustadas.
Asegúrate de que todos los empleados entiendan su trabajo, estén bien entrenados y tengan la experiencia necesaria para completar las tareas asignadas.
Repite el proceso.
Si has conseguido que sea un éxito, es hora de volver a empezar e ir mejorando la metodología. Como hemos dicho, una de las partes más importantes, es la mejora continua. Si tus competidores no paran, ¿Lo harás tú?
